En tavla som vässar socialtjänstens arbete

Sommarblommor. Foto: Staffanstorps kommun

– Målet är att få ner kötider och handläggningstider. Med tavlans hjälp har vi skapat ett system där alla nu har fått överblick, säger Susanne Bäckström, enhetschef för myndigheten inom vård och omsorg i Staffanstorps kommun.

Ett särskilt rum på socialförvaltningen med två tavlor, en produktionstavla och en målstyrningstavla, ger alla inom myndigheten en mycket större överblick över verksamheten än tidigare. Här kan alla enkelt följa varje ärendes gång, från att ärendet är mottaget, till beslut och verkställighet.

Tavlan är lättöverskådlig med rubriker och ärendelappar olika färger för olika kategorier av ärenden. Sekretessen garanteras genom att alla ärenden är kodade.

Här synliggörs tydligt hur långt varje ärende kommit i handläggningen: hos vilken handläggare ärendet finns och i vilket stadium. Detta gör att varje grupp av handläggare enkelt kan följa sin egen produktion.

Tavlan uppdateras varje dag. Vita lappar är ärenden som ska följas upp, blåa är ansökningar via socialtjänstlagen, gröna rör LSS-ärenden och gula är ansökningar om färdtjänst.

Varje måndag samlas alla medarbetare på myndigheten för ett ”tavelmöte”. På torsdagarna återsamlas man för att se vad som hänt i veckan.

– Vi går igenom produktionen, fördelar ärenden mellan olika handläggare, säger enhetschef Susanne Bäckström. Vi följer en prioriteringsordning där vissa ärenden kräver snabb handläggning, medan andra har något lägre prioritet beroende på ärendets karaktär.

– Vi ser snabbt om vi fått en topp och om det uppstår problem någonstans. Då kan hela gruppen hjälpas åt. Målet är att arbeta bort den kö vi har idag. Allra viktigast är insatserna inom omvårdnad, de ska tas först. En färdtjänstansökan är också viktig men inte lika akut, säger Susanne Bäckström.

Fördubblad telefontid

En annan nyhet inom socialförvaltningen, som möjliggörs genom effektiviseringen, är dubbelt så lång telefontid och ett enda telefonnummer och mejladress för den som vill nå en handläggare utifrån.

Alla handläggare delar på mottagningsarbetet och sitter vid telefonen och datorn en dag i taget, enligt ett rullande schema.

Tidigare ringde alla sin egen handläggare. Idag kan alla i mottagningen svara på allas frågor eftersom de har överblick via tavlan. Detta innebär en större enhetlighet i handläggningsrutinerna. Alla får samma handläggning oavsett vem de har kontakt med.

Text: Ivar Sjögren för StaffanstorpsAktuellt

Lämna en kommentar

Genom att kommentera godkänner du våra riktlinjer för kommentarer och du ger ditt samtycke (enligt dataskyddsförordningen) till att kommunen behandlar dina personuppgifter.