Behandling av vårdnadshavares och barns/elevers personuppgifter

Utbildningsnämndens personuppgiftsbehandling

Utbildningsnämnden (härefter nämnden) är personuppgiftsansvarig och hanterar genom Utbildningsförvaltningen (härefter förvaltningen) dina personuppgifter.

Förvaltningen bedriver verksamhet inom förskola, grundskola, introduktionsprogram (Komet skolan), förskoleklass, fritidshem. Vi har samarbete med andra kommuner/huvudmän gällande anpassad grundskola, gymnasieskola, anpassad gymnasieskola och vuxenutbildning.

På denna sida hittar du information om hur nämnden hanterar dina och ditt barns personuppgifter och varför. Du hittar även en redogörelse för de rättsliga grunderna för våra behandlingar.

En del personuppgifter som nämnden behandlar är känsliga och skyddsvärda, därför är de viktiga att skydda. Exempel på personuppgifter som är känsliga är personuppgifter som berör din hälsa, modersmål och din sociala situation. Exempel på skyddsvärda personuppgifter är ditt personnummer. Nämnden samlar endast in så mycket personuppgifter om dig och ditt barn som krävs för att fullfölja vårt uppdrag.

Likt andra kommuner är Staffanstorps kommunkopplad till ett kommuninvånarregister där vi har tillgång till alla kommuninvånare som är folkbokförda i kommunen. Där har vi personuppgifter om dig i form av namn, personnummer, adress och civilstånd. Uppgifterna kommer från Skatteverket.

Offentlighetsprincipen

Förvaltningen är en myndighet och omfattas därmed av offentlighetsprincipen. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut. Förvaltningen gör alltid en sekretessprövning innan en handling lämnas ut. Inom förvaltningen omfattas en del uppgifter vi behandlar, som rör fysiska personer, av någon form av sekretess.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Dina rättigheter när det gäller personuppgifter

Rätt att bli informerad

I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att vi har börjat behandla dina personuppgifter och varför vi gör detta. Det gäller även om du inte själv lämnat ut dina uppgifter, då vi har fått dem av någon annan.

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du kan begära tillgång till dina och dina barns personuppgifter. Det kallas att begära ett registerutdrag som du kan göra via vår e-tjänst om du har en e-legitimation. Har du inte det kan du hämta en blankett som du fyller i och lämnar in till Medborgarkontoret i rådhuset.

Begär rättelse, radering eller begränsning

Du kan begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter. I offentlig verksamhet kan en sådan begäran bara tillgodoses när det inte står i strid med offentlighetsprincipen och kraven gällande bevarande av allmänna handlingar.

Ta tillbaka ditt samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst ta tillbaka samtycket. Om du tar tillbaka ditt samtycke gäller samtycket till och med den dag som återtagandet skedde. Sådan behandling som skett under tiden samtycket har varit gällande påverkas alltså inte av att du återtar samtycket.

Anmäl vår behandling till Integritetsmyndigheten

Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du vända dig till nämndens dataskyddssamordnare (kontaktuppgifter, se nedan). Om du inte är nöjd med svaret på dina frågor har du även rätt att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (länk till IMY, se nedan).

Begär dataportabilitet

Du kan begära dataportabilitet, vilket innebär en rätt att få ut dina personuppgifter så att de kan flyttas till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller i huvudsak främst personliga konton i sociala medier och inte personuppgifter hos en kommun.

Ibland kan dina rättigheter begränsas

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar (”offentlighetsprincipen”) så begränsas ibland vissa av dessa rättigheter. Om din begäran avslås har du rätt att få ett skriftligt beslut med en motivering.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna avgöra om ditt barn har rätt till barnomsorg och vilken avgift som ska gälla. Vi behandlar även personuppgifter för att dokumentera ditt barns utveckling samt hålla kontakt med vårdnadshavare/anhöriga.

Kategorier av registrerade:

I våra system behandlar vi uppgifter om barn, vårdnadshavare, anhöriga, betydelsefulla kontaktpersoner.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, mejladress, inkomstuppgifter och i vissa fall modersmål, vilken förskola/avdelning ditt barn går på.

Källor där uppgifterna hämtas:

Ofta samlas personuppgifterna in via dig men också från Skatteverket (folkbokföring och taxerad inkomst).

Utlämnande till tredje part:

Ibland behöver vi lämna dina personuppgifter till andra, exempelvis till Försäkringskassan och SCB. Vi lämnar även ut personuppgifter till andra förvaltningar inom Staffanstorps kommun, till exempel för att de ska kunna förse ditt barn med rätt kost samt fakturera för ditt barns barnomsorgsplats.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Myndighetsutövning
• Rättslig förpliktelse som kräver att personuppgifter registreras för detta specifika ändamål
• Uppgift av allmänt intresse (för samhället)
• Avtal mellan vårdnadshavare och kommunen

Gallring:

Den dagen ditt barn inte längre är i behov av barnomsorg från förvaltningen sparar vi dina personuppgifter i enlighet med arkivlagens bestämmelser.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna erbjuda ditt barn en skolplacering. Vi behandlar även personuppgifter för att dokumentera ditt barns utveckling samt hålla kontakt med vårdnadshavare/anhöriga.

Kategorier av registrerade:

I våra system behandlar vi uppgifter om elever, vårdnadshavare, anhöriga, betydelsefulla kontaktpersoner.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, mejladress, i vissa fall modersmål, vilken skola/klass ditt barn går på.

Källor där uppgifterna hämtas:

Ofta samlas personuppgifterna in via dig men också från Skatteverket (folkbokföring). När det gäller elevers mejladress tillhandahålls denna via kommunens IT-avdelning.

Utlämnande till tredje part:

Ibland behöver vi lämna dina personuppgifter till andra, exempelvis till Skolverket, SCB, Försäkringskassan och gymnasieantagningen. Vi lämnar även ut personuppgifter till andra förvaltningar inom kommunen, till exempel för att de ska kunna förse ditt barn med rätt kost.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Myndighetsutövning
• Rättslig förpliktelse som kräver att personuppgifter registreras för detta specifika ändamål
• Uppgift av allmänt intresse (för samhället)
• Avtal vid till exempel bibliotekslånekort och lån av personlig digital enhet

Gallring:

Den dagen ditt barn inte längre är i elev i någon av kommunens skolor sparar vi dina personuppgifter i enlighet med arkivlagens bestämmelser, till exempel sparas betyg för all framtid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för

• dokumentera ditt barns utveckling samt underlag för betygssättning
• närvaro och frånvaro
• åtgärdsprogram, är det dokument där det framgår vilket behov av särskilt stöd/anpassningar som en elev har och hur stödbehovet ska tillgodoses
• användning av digitala verktyg
• incidentrapportering, exempelvis kränkningar och olyckstillbud

Kategorier av registrerade:

I våra system behandlar vi uppgifter om elever, vårdnadshavare och personal.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, i vissa fall modersmål, vilken förskola/skola ditt barn går på, mejladress.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna samlas in från interna system samt i ärendet inlämnade uppgifter.

Utlämnande till tredje part:

Ibland behöver vi lämna dina personuppgifter till andra, exempelvis till Skolverket, SCB, gymnasieantagning, försäkringsbolag, polismyndigheten, Försäkringskassan, samt de systemleverantörer kommunen har avtal med. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantörer.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Myndighetsutövning
• Uppgift av allmänt intresse (för samhället)
• Avtal vid till exempel bibliotekslånekort och lån av personlig digital enhet

Gallring:

Den dagen ditt barn inte längre är i elev i någon av kommunens för- eller grundskolor sparar vi dina personuppgifter i enlighet med arkivlagens bestämmelser, till exempel sparas betyg för all framtid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Informationsspridning till allmänheten, skolfotokatalog och dokumentering kopplad till verksamheten. Kamerabevakning för att förebygga, förhindra och beivra brott.

Kategorier av registrerade:

Barn, elever, vårdnadshavare, personal och besökare på förskolan/skolan.

Personuppgifter som behandlas:

Barn och elev på bild och film, namn, vilken förskola/avdelning eller skola/klass ditt barn går på. Rörlig bild (film) på fysiska personer som befinner sig på de platser som utbildningsnämnden eller kommunens säkerhetsenhet bevakar med kameror.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna samlas in från interna system.

Utlämnande till tredje part:

Lämnas ut efter att du lämnat ditt samtycke till detta, undantaget personuppgifter som lämnas ut till Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten vid misstanke om brott.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Samtycke
• Den rättsliga grunden till kamerabevakningen är uppgift av allmänt intresse.

Gallring:

Den dagen ditt barn inte längre är elev i någon av kommunens förskolor/skolor sparar vi dina personuppgifter i enlighet med arkivlagens bestämmelser och nämndens informationshanteringsplan. Personuppgifter vid kamerabevakning lagras i 14 dagar.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna erbjuda ditt barn skolskjuts, elevresa eller utflyktsresa.

Kategorier av registrerade:

I våra system behandlar vi uppgifter om elever, vårdnadshavare, personal.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, mejladress, vilken skola/klass ditt barn går på.

Källor där uppgifterna hämtas:

Ofta samlas personuppgifterna in via dig (ansökan via e-tjänst) men också från Skatteverket (folkbokföring). När det gäller elevers mejladress tillhandahålls denna via kommunens interna system.

Utlämnande till tredje part:

Ibland behöver vi lämna dina personuppgifter till utförare av skolskjuts och elevresor samt till Skånetrafiken.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Myndighetsutövning

Gallring:

Den dagen ditt barn inte längre är i elev i någon av kommunens grundskolor, placering vid anpassad skolform eller gymnasieskola så raderar vi dina personuppgifter angående skolskjuts och elevresor efter två år.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Journalföring enligt Patientdatalagen samt Hälso- och sjukvårdslagen. Journalföringen gäller elever inom kommunal skola (förskola och grundskola). Dokumentation av särskilda stödinsatser i enlighet med Skollagens bestämmelser.

Kategorier av registrerade:

Barn, elever, vårdnadshavare, personal

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, adress, hälsouppgifter, i vissa fall modersmål, vilken förskola/avdelning eller skola/klass ditt barn går på.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna samlas in från interna system och Skatteverket (folkbokföring).

Utlämnande till tredje part:

Vaccinationsuppgifter lämnas efter samtycke ut till Vaccinationsregistret. Pappersjournaler skickas till kommunarkivet (arkivlagen). Journalen skickas efter samtycke till kommunal skola i annan kommun eller friskola när elev byter skola. Psykologutredning lämnas endast ut efter att du lämnat ditt samtycke till detta.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Myndighetsutövning
• Rättslig förpliktelse
• Samtycke

Gallring:

Den dagen du eller ditt barn inte längre är elev i någon av kommunens skolor sparar vi dina personuppgifter i enlighet med arkivlagens bestämmelser, till exempel sparas skolhälsovårdsjournaler för all framtid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna erbjuda ditt barn möjlighet till sommarpraktik.

Kategorier av registrerade:

I våra system behandlar vi uppgifter om elever, vårdnadshavare, personal, kontaktperson hos extern arbetsgivare.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, mejladress, vilken skola/klass ditt barn går på.

Källor där uppgifterna hämtas:

Ofta samlas personuppgifterna in via dig (ansökan via e-tjänst) men också från Skatteverket (folkbokföring). När det gäller elevers mejladress tillhandahålls denna via kommunens interna system. Registerutdrag utfärdat av Polismyndigheten.

Utlämnande till tredje part:

Till externa arbetsgivare

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är:

• Avtal mellan kommunen och arbetssökande elev inklusive vårdnadshavare

Gallring:

Gallring av ansökningshandlingar sker efter 1 år.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal har tillgång till de personuppgifter de behöver i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på systemleverantörens servrar, systemleverantören har endast behörighet till personuppgifterna vid support. Personuppgiftsbiträdesavtal finns mellan Utbildningsnämnden och systemleverantören.

Nämndes dataskyddssamordnare – Gustav.Hultqvist@staffanstorp.se

Kommunens dataskyddsombud – dataskyddsombud@staffanstorp.se

Staffanstorps kommuns generella personuppgiftsbehandling – https://staffanstorp.se/om-webbplatsen/personuppgifter/

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – https://imy.se/