Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt identifierar en fysisk person som är i livet. En personuppgift är alltså information som går att koppla till en person. Det kan vara ett namn men det kan också vara information som i kombination med andra data gör det möjligt att identifiera en person.

Följande är exempel på personuppgifter:

• ett namn
• födelsedata
• en postadress
• en e-postadress
• platsinformation
• bankuppgifter
• ett foto (om det går att identifiera personen i bilden)
• en uppdatering i sociala medier

Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel är att samla in, hantera, lagra, gallra, sprida, arkivera, radera och kopiera.

Staffanstorps kommun kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. Handlingar som kommer in till kommunen anses i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut. Detta gäller även handlingar som innehåller personuppgifter. Innan en handling lämnas ut prövas begäran mot gällande lagstiftning, bland annat dataskyddsförordningen GDPR.

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar vad gäller bevarande (det som ska sparas) och gallring (det som ska raderas). För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information måste det finnas stöd för det i svensk lagstiftning, kommunal författning, eller i de kommunala nämndernas informationshanteringsplaner. För mer information om detta: kontakta kommunens arkivarie via e-post: kansli@staffanstorp.se.

Vi rekommenderar att du inte skickar känslig eller integritetskänslig information via e-post till kommunen. Personuppgifter som skickas via e-post till kommunen hanteras enligt gällande lagstiftning och gallras eller arkiveras efter avslutat ärende.

Det är Staffanstorps kommuns enskilda nämnder och styrelse som är personuppgiftsansvariga för den hantering av dina personuppgifter som sker inom kommunens respektive förvaltningar. Detta innebär att nämnderna och styrelsen har det yttersta ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och korrekt.

Staffanstorps kommun behöver dina personuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en förfrågan eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om förskoleplats, boendeparkering, bygglov, bistånd, äldreboende eller annat måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.

Staffanstorps kommun kommer inte att behandla dina personuppgifter om det inte finns en väl motiverad anledning till att göra det.

Staffanstorps kommun behandlar personuppgifter när vi måste göra det enligt gällande lagstiftning inom våra olika verksamhetsområden eller när det behövs för att utföra den uppgift som avses (t.ex. för att kunna ge dig bättre service). I samband med insamlingen informeras du om varför vi behandlar dina personuppgifter, vilken rättslig grund som finns och hur länge vi kommer att ha dem kvar.

När det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster – exempelvis skola och socialtjänst – har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla lagens krav. Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter.

Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel kan vara att bedriva fritids och idrottsanläggningar.

När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

I de flesta fall har du själv lämnat in personuppgifter för att kommunen ska kunna hantera ett ärende åt dig. Kommunen kan också få in personuppgifter från andra myndigheter eller föreningar.

I de fall behandlingen av dina personuppgifter grundas på samtycke så har du när som helst rätt att ta tillbaka (återkalla) ditt samtycke som du har lämnat till Staffanstorps kommun.

För att ta tillbaka (återkalla) ett samtycke, ta kontakt med den förvaltning som du gett samtycket till. Du ska då uppge för vilket ändamål du väljer att ta tillbaka ditt samtycke. När du har tagit tillbaka (återkallat) ditt samtycke kommer vi att upphöra att behandla dina personuppgifter för det berörda ändamålet. Du har även rätt att begära radering av dina personuppgifter i samband med återkallande av samtycke.

Det är bara de medarbetare i kommunen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter som får ta del av dina personuppgifter. Beroende på vad det gäller kan detta vara handläggare, IT-tekniker, administrativ personal, rektorer, lärare, bibliotekarier, arkivarie, eller någon av kommunens leverantörer.

Dina personuppgifter kommer att sparas av kommunen tills dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för kommunen avseende arkivföring.

Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst. Om du har frågor om detta: kontakta kommunens arkivarie via e-post: kansli@staffanstorp.se.

Staffanstorps kommun vidtar åtgärder i enlighet med tillämplig lagstiftning för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga, skyddade och uppdaterade. Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller felaktiga personuppgifter.

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som rör dig som kommunens nämnder och styrelse behandlar, liksom syftet med denna behandling. En fullständig förteckning över samtliga personuppgiftsbehandlingar, ett så kallat registerutdrag, kan du få kostnadsfritt en gång om året. Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats eller vilka personuppgifter om dig som behandlas: vänligen kontakta Medborgarkontoret per telefon, 046-25 11 10, eller per e-post, kommunen@staffanstorp.se.

Du har rätt att få en bekräftelse från Staffanstorps kommun att dina personuppgifter behandlas av Staffanstorps kommun och, om så är fallet, få tillgång till personuppgifterna och följande information:

• Varför vi behandlar dem
• Vilka personuppgifter som vi behandlar
• Vem som är mottagare av personuppgifter (särskilt om sådana är belägna utanför EU/EES)
• Hur länge personuppgifterna behandlas
• Information om vilka rättigheter du har
• Information om varifrån personuppgifterna har samlats in
• Om det förekommer automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering

Du har i vissa förekommande fall, rätt att få felaktiga eller bristfälliga personuppgifter rättade eller raderade. Under vissa förutsättningar, som när du har återkallat ett tidigare lämnat samtycke och/eller det saknas laglig grund för fortsatt behandling av dina personuppgifter, har du rätt att begära radering av dina personuppgifter. När vi har lagkrav på oss att spara vissa personuppgifter gäller inte rätten till radering.

Om du upplever att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av Staffanstorps kommun så har du när som helst rätt att göra invändningar mot den behandling som sker.

Du har under vissa förutsättningar rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till att endast omfatta lagring av personuppgifterna, t.ex. under tiden då Staffanstorps kommun utreder om du har rätt till radering.

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har dock även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY (länk till IMY.se).

Staffanstorps kommun, 046-25 11 00 (växel), e-post: kommunen@staffanstorp.se

Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att kommunens nämnder och styrelse följer dataskyddsförordningen.

Om du har frågor om behandlingen i förhållande till dataskyddsförordningen: kontakta Staffanstorps kommuns dataskyddsombud, via e-post: dataskyddsombud@staffanstorp.se