Hur går det till att fatta beslut?

Inkommen handling

Beslutsprocessen börjar med att ett ärende eller handling kommer in till kommunen. Den inkomna handlingen kan komma från myndig­heter, kommuninvånare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

Registrering och diarieföring

All inkommen post diarieförs eller registreras på annat sätt (om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, exempelvis om det rör sig om reklam, kursinbjudningar med mera). De inkomna handlingarna ankomststämplas med dagens datum och diarieförda ärenden får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång. Det kan vara remisser, yttranden, beslut, antecknin­gar, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Beredning

Innan ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det beredas. Det är en handläggaren, det vill säga en anställd tjänsteperson, som ansvarar för att ett underlag för beslut tas fram. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, ta kontakt med den person som lämnade in ärendet, ta fram en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Beredningens omfattning beror på typen av ärende. Vissa ärenden tar mindre tid att bereda, medan andra ärenden kräver mer tid och resurser.

Delegation

Delegation är ett uppdrag att på styrelsens/nämndens vägnar besluta i vissa ärenden. Ett sådant uppdrag kan lämnas till:

• en grupp av ledamöter eller ersättare
• en ledamot eller en ersättare
• en tjänsteman

Delegationsbeslut är jämställda med en nämnds beslut. Det är därför viktigt att delegationsbeslut protokollförs eller redovisas på annat lämpligt sätt och att de är formellt korrekta.

Remiss/Yttrande

Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning.

Kallelse

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut. När ett ärende är färdigberett tas det upp på en ärendelista till sammanträde för aktuell nämnd, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. För att ledamöterna ska ha en möjlighet att läsa in sig och ta ställning till informationen som framkommit under beredningen skickas ärendelistan tillsammans med ärendets handlingar i en kallelse till dem innan sammanträdena.

Sammanträde och beslut

Besluten fattas under sammanträden i den aktuella nämnden, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. När ärendet behandlas kan ledamöterna lägga fram sina förslag på hur nämnden ska besluta. Om det finns flera förslag vinner det som får flest röster.

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör Staffanstorps kommun. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden.

Protokoll

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat. Efter justeringen görs protokollet tillgängligt under respektive nämnd.

Anslag av protokoll och expediering

Efter justering anslås protokollet på kommunens digitala anslagstavla. Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget ska ligga ute i minst tre veckor, den tid som kommuninvånarna har att överklaga. Varje medlem av en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar.

Varje paragraf i protokollet expedieras genom att protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet.

Arkivering

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det så att det ska bli lätt att ta del av. Kommunens arkiv ska enligt arkivlagen bevaras, hållas ordnade och vårdas för att tillgodose

• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
• forskningens behov