För dig som förtroendevald

Som förtroendevald i Staffanstorps kommun har du en e-postadress. All e-postkommunikation från kommunen sker till din officiella e-postadress, eftersom all e-post som rör dig som förtroendevald i kommunen är en allmän handling.

Skulle du få e-post (eller ett brev) i ett ärende som rör en kommunal fråga är du skyldig att se till att informationen kommer till kommunen så det kan diarieföras där. Tänk på att kontrollera din e-post med jämna mellanrum! Förutom information, kallelser och så vidare från kommunen kan här finnas meddelanden från medborgare som har sökt dig genom att skicka e-post.

Det finns möjlighet att lägga en vidarebefordran från din kommunala e-post till annan e-postadress. Tänk på att det är samma regler om allmänna handlingar och offentlighet som gäller, även om e-posten går till din privata adress!

Din kommunala e-post skapas automatiskt från folkbokföringen, av ditt tilltalsnamn och ditt efternamn. Du kan inte få ett annat namn eller en annan stavning i din e-postadress än det som är registrerat hos folkbokföringen.

Du kan nå ditt e-postkonto via Internet oavsett var du befinner dig. Om du har en läsplatta eller ”smart” mobiltelefon kan du läsa din kommunala e-post där. Du kan också logga in på ”webbmejlen”Öppnas i nytt fönster via Internet från en dator.

Behöver du byta lösenord på din kommunala e-postadress, vill lägga in en vidarebefordran eller har du problem som rör e-posten, kontakta IT-support 010-177 27 00.

Förtroendevalda i Staffanstorps kommun har tillgång till teknisk utrustning för att på ett bra sätt kunna genomföra sitt uppdrag. Mängden utrustning ställs i proportion till uppdraget och gällande regler för förmånsbeskattning.

iPad tillhandahålls till samtliga ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen, kommunfullmäktige samt nämnder och revision.

Inför varje sammanträde läggs kallelse och handlingar ut i appen Netpublicator som finns installerad i iPaden.

Har du frågor om tillgång till iPad eller problem med Netpublicator, kontakta kansliet.

Jäv är när någon av de förtroendevalda ledamöterna är personligen berörd av ett ärende. En ledamot som är jävig ska gå ut när det ärendet behandlas och får inte delta i beslutet.

I fullmäktige innebär det att en ledamot inte får delta i handläggningen av ett ärende

• om ärendet personligen berör ledamoten själv, ledamotens make, maka, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående eller
• om det kan väntas innebära synnerlig nytta eller skada för ledamoten själv.

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig

• om hen eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,
• om hen har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken eller
• om det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba hens opartiskhet i ärendet.

Att vara politiskt förtroendevald innebär att du är en offentlig person. Det är viktigt att vara så öppen som möjligt och tillgänglig för både medborgare och media, men det innebär inte att du ska behöva tåla hot eller våld. Utsatthet för trakasserier, hot och våld bland förtroendevalda är ett demokratiskt problem.

• Trakasserier är ett uppträdande som kränker en person och kan vara förtal, förolämpningar, skadegörelse eller ryktesspridning.
• Med hot avses verbala eller skriftliga hot om brottslig gärning.
• Våld innebär att en annan människa tillfogas skada till exempel genom ett fysiskt angrepp, eller preparerade försändelser med mera.

Vid situationer och händelser där du känner obehag, men inte en akut utsatthet ska du meddela kommunens säkerhetsansvarige. Denne kan informellt diskutera ärendet med polisen, utan att det blir offentligt. (Alla typer av polisanmälningar är offentliga.) Kommunens säkerhetsansvarige kan sätta in resurser i samarbete med polisen, som exempelvis den väktarrondering som finns i Staffanstorp.

Vid akuta situationer för risk för dig som folkvald ska du kontakta polisen.

Säkerhetsansvarig

Säkerhetschef Henrik Lethin , telefon: 046-25 12 39.

Åtgärder vid hot via e-post

1. Radera inte mejlet.
2. Skriv ut hela meddelandet.
3. Kontakta säkerhetsansvarig och eventuellt polisen.

Åtgärder vid hot via sms

• Stäng inte av telefonen.
• Radera inte meddelandet.
• Skriv ner PIN-, PUK- och telefonlåskoder.
• Kontakta säkerhetsansvarig och polisen.
• Överlämna telefon och koder till polisen.

Var medveten om riskerna

Genom att vara uppmärksam och medveten om riskerna kan du förebygga att något sker.

Tänk på att:

• Vara uppmärksam på avvikande förändringar i närmiljön.
• Variera gärna ditt beteendemönster som restider, resväg mellan hem och arbete.
• Vara uppmärksam på oväntade postförsändelser.
• Diskutera aldrig frågor som rör det egna skyddet offentligt.
• Informera anhöriga och någon på arbetsplatsen vart du ska, resväg, tider och färdsätt.
• Ha mobiltelefonen laddad och lägg in kortnummer till polisen.

Avtalsenlig olycksfallsförsäkring TFA-KL gäller. Försäkringen ersätter olycksfallsskada som drabbar förtroendevald eller ersättare under utförande av uppdrag för kommunens räkning samt under direkt färd till och från sådant uppdrag.

Som förtroendevald har du rätt till ett arvode när du fullgör ditt uppdrag och för eventuella resekostnader i samband med uppdraget, samt för förlorad arbetsinkomst. För att få ersättning ska du i början av varje år lämna ett intyg med inkomstuppgift och uppgifter om sysselsättningsgrad. Du behöver även lämna ett nytt intyg om det blir förändringar under året. Du lämnar uppgifterna i vår e-tjänst för förtroendevalda.Öppnas i nytt fönster

Vid till exempel körersättning och traktamente behöver du behöva fylla i tjänstgöringslistan för enskild förtroendevald vid annan ersättningsberättigande förrättning än sammanträde med nämndÖppnas i nytt fönster, som du hittar under rubriken Politik, i vår e-tjänst.